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“胡氏秘制”归档法,恕不外传 —— 胡婉君

作者:总办主任胡婉君浏览数:123 


总经理:总办要做好公司档案管理工作!2017年档案管理要计入考核!

培训部:请经理及经理级别以上的同仁,记得写内部分享的文章,12月31日前未完成将扣除全年绩效!    

……

@#¥%……&*

    

……    

我表示亚历山大,但是没关系,拿出我的秘制归档法,分分钟解决问题,您准备好,我要开讲啦~


胡氏秘制“归档法”,传内不传外


哈哈!大家好,我是总办胡婉君。开个玩笑,其实我是很积极主动乐于分享的小盆友啊~~

不过,这个关于这个 归档法 公司领导确实寄予了的厚望,对于公司各项目、各部门的档案管理工作,张总特别特别重视,并在2017年提出了新的要求!这是关系到我们公司传承与发展的大事!

那么做好档案存档工作的意义有哪些呢?    

从公司层面来说:档案管理代表着公司多年的传承和积淀,无论是归纳总结还是档案查询,甚至是做个10年20年的纪录片都可以轻松查到想要的图片和文档;再者,有利于公司形成可复制的标准流程,提高部门内与部门间的协同效率;另外在工作衔接上,能够有效避免交接断档,造成一个部门或者一个项目的基础工作空白的状况发生,有利于公司顺利发展壮大。

从个人层面来说:一是自己的工作履历会有个延续性,时间长了反过头来去琢磨一下自己这些年的走的脚印,就更容易归纳总结,去其糟粕取其精华,得到个人提升;二是更方便带个团队,因为相当于我给了他解决问题的工具,你能把一个比较大的工作的思路、过程、模板都给下属呈现出来,那么他自己学的就快啦~~也方便你腾出手来去做更全面的筹划;三是工作更有逻辑性,工作效率自然就提高啦~~

再说一个深入人心的好处就是,与人方便于己方便呀~谁不想接一个部门或者一个项目或者一个活动的时候有些参考资料,无论是传承还是创新都有个依据~~        

好啦~~拯救地球行动现在开始~~认真学啊,要不完不成2017年归档任务,你就得蓝瘦啦~


场景一:请问,你有没有这样抓狂过?

“那谁,那个“十佳员工”的通知你有没,发我一个,我咋找不到了?”

“那谁,你等下啊,我给你找下,我记得我好像有”

半个小时后……

“我也找不到了……”      

       

场景二:工作这么多年了,想回顾一下,自己都做了哪些工作,哪里可以借鉴,哪里可以提升?            

从哪里开始看呢?从哪里入手呢?每次的文件放哪了呢? (半小时后)        

算了,干点别的吧~    


场景三、工作交接,他/她走了,你也活的好累……

感觉什么都有,其实什么都没有,找不到可以借鉴的东西。

传说中有的文件,都只在传说中……

于是,一切在蒙圈中重新开始……

每一任都重新开始……

周而复始的基础建设工作……        



场景四:年度最美桌面评选开始啦~~~哇咔咔~~    

(哈哈,举起手来让我知道你是哪一种?)        


好啦,以下是干货环节。我们来看看“胡氏秘制”归档法到底是个什么鬼。

1.婉君的电脑桌面。



 

嗯,根据心情变化,基本都是这个样子的。

2.天啦噜,文件夹嘞?    
    

一般都会放在某一个空间大的盘里,建一个属于自己的文件夹,起一个自己喜欢的名字。    


        


3.参加工作7年,(天哪!我就这样一天天的老了)就有7个文件夹。

       


下面我们拿2016年来举例。点击2016进去看一下



是的,每一年里有两个文件夹,日记工作和功能文件。

点击“日记工作”进去,能看到我每个月,每天的工作内容 :  


     
    


10月内容

  
    


11月内容    
  

  


12月内容

10月16日期间运动会文件夹内容

  

和运动会相关的所有文件,从下通知开始,到比赛统计过程,资金申请,奖品发放,证书的打印格式,表彰会的音乐,后续宣传报道,精选图片等等,记录了整个工作的点滴。下一届工作组,可依据这个文件夹回顾上一届活动的全过程,可直接修改,可直接创新。        


10月27日期间三季度工作会文件夹内容

    
    

和运动会的意思一样,所有文件可以直接拿来用。这两种是比较典型的“大活”,时间跨度比较长,不是普通的一天,为了好区分,文件夹上会直接标注是“10.27三季度工作例会”

没有标注的,只是我过的比较普通的一天,里面的文件记录了我那天的工作文件。比如12.2这天    
    


接下来,我们再来看看功能文件夹里都有什么仙儿~~    


  

包括日常的工作大项分类或者是那种比较有延续性的需要排号的工作,例如会议纪要,通知等。这样找的时候就比较方便啦~

举例:

    
        

好啦,学会了么?一年只有两个文件夹就是“日记工作”+“功能文件”;

“日记工作”里只有12个文件夹代表12个月份;“功能文件”是单项的归类。两个基本不重复占用空间哦~~简单吧~~没有学会的关注培训部后续下发的相关视频演示哦~~(王莉惯会整些高级玩意儿,呵呵)

胡氏秘制“归档法”就讲解到这里,已申请“中亚紫京专利”,恕不外传哦~~~您呐有福喽~~